Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n asiakas-, työnhakija- ja sidosryhmä- ja markkinointiviestintää käsittelevä tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab
Sorvaajantie 6
06450 Porvoo
p. 040 668 1800
info@uvr.fi
Y-tunnus 2801527-1
Kotipaikka: Porvoo

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Oskari Törhönen
044 508 1542
oskari.torhonen@uvr.fi

3. Rekisterin nimi

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n asiakas-, työnhakija- ja sidosryhmä- ja markkinointiviestintärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab käyttää henkilötietoja uutiskirjeiden ja muiden markkinointiviestien lähettämiseen, asiakasviestintään sekä verkkoanalytiikkaan liittyvään kohdennettuun mainontaan Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n kanavissa ja muilla verkkoalustoilla Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, jotka ovat ottaneet yhteyttä verkkosivustomme kautta, sidosryhmille sekä uutiskirjeen tilanneille henkilöille. Lisäksi tietoja kerätään työnhakijoista, jotka ovat ottaneet yhteyttä. Lisäksi kontaktitietoja haetaan yleisistä, julkisista lähteistä kuten yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta ja yritysrekistereistä.

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn henkilön suostumukseen. Oikeutettu etu muodostuu tilanteessa, jossa rekisteröity on pyytänyt tarjousta tai kysynyt lisätietoja palveluista, mutta asiakassuhdetta ei ole vielä syntynyt; toissijaisesti rekisterinpitäjä pyrkii toimialan vallitsevien käytäntöjen mukaan hankkimaan itselleen uusia asiakkaita tai edistämään liikesuhteitaan.

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty laissa sähköisen viestinnän palveluista (917/2014). Yrityksen edustajalle voi työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (202§, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista. Yksityishenkilöiden tietoja kerätään vain kohdennettua yhteydenottoa varten, kuten työpaikkahakemuksen vastaamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää rekisteröidyn etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen, yrityksen nimen ja osoitetiedot sekä mahdolliset muut tiedot, joita tarvitaan asiakassuhteen ylläpitämisessä sekä tietoja, joita asiakas on itse antanut henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä. Lisäksi tallennetaan yhteydenottolomakkeen täyttäjän IP-osoite sekä lomakkeen täyttöaika (päivämäärä ja kellonaika). Verkkosivuston käyttöön liittyvistä tiedoista tallennetaan rekisteröidyn selaimen palvelimelle lähettämät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet, joita tälle sivustolle asettaa Google Analytics -palvelu. (lisätietoa: https://policies.google.com/technologies/types?hl=fi).

6. Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n rekisterin käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Suojatuille palvelimille on pääsy palvelinten ylläpitäjällä. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7. Henkilötietojen säilytys

Asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot sitä mukaa kun meille tulee tieto vanhentuneesta osoitteesta. Uutiskirjeen saajat pääsevät poistumaan itse listalta uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta tai laittamalla sähköpostia rekisterinpitäjälle. Työnhakijoiden henkilötiedot poistamme, kun tehtävä on täytetty, ellei työnhakijan kanssa ole sovittu tietojen säilyttämisestä kirjallisesti.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Poikkeuksena ovat viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset.

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille sopimuskumppaneille osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin sopimuskumppani käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. IT-järjestelmien teknisestä toiminnasta johtuen osa rekistereistä sijaitsee ulkoisen organisaation palvelinlaitteistolla, josta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset. Sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n ja sopimuskumppanin välillä.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen Mailjet-uutiskirjejärjestelmää. Lue kuinka Mailjet käsittelee henkilötietoja: https://www.mailjet.com/security-privacy/

9. Evästeet

Eväste (eng. ”cookie”) on pieni tiedosto, jonka verkkoselain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa verkossa. Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Käyttäjä voi kytkeä kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimen asetuksista.

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n sivustot käyttävät kolmannen osapuolen tarjoamaa Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Google käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käyttämisestä raportteja, joita Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab käyttää kävijämäärätilastointiin ja palvelun parantamista varten. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Lisätietoja Googlen evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.google.com/policies/privacy/partners.

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n sivustot käyttävät myös kolmannen osapuolen tarjoamaa Facebook Pixel -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Facebook käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käyttäjistä kohderyhmiä, joita Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n käyttää markkinoinnin kohdentamiseen. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Lisätietoja Facebookin evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.facebook.com/business/gdpr

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on alla luetellut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Sinulla on oikeus, milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

12. Tämän tietosuoja- ja rekisteriselosteen päivittäminen

Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuoja- ja rekisteriselostetta milloin tahansa, sillä kehitämme palvelua jatkuvasti. Päivittäminen saattaa tulla ajankohtaiseksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset astuvat voimaan, kun päivitetty seloste on julkaistu.

Pyydämme tutustumaan tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen säännöllisin väliajoin. Uusin versio löytyy aina Uudenmaan Verkonrakennus Oy – Nylands Nätbyggnad Ab:n verkkosivuilta.